Projektanci mają dość papierów. Stanowisko GUNB może wreszcie uporządkować praktykę urzędów

Cyfryzacja procesu budowlanego miała uprościć życie projektantom. Tymczasem w praktyce wielu architektów i inżynierów wciąż zderzało się z sytuacją, która brzmi absurdalnie: dane są w systemie, urząd ma do nich dostęp, a mimo to i tak żąda papierowych kopii uprawnień budowlanych oraz zaświadczenia o wpisie na listę członków samorządu zawodowego.

Teraz Główny Inspektor Nadzoru Budowlanego postawił sprawę jasno. Jeżeli uprawnienia budowlane danej osoby oraz jej przynależność do właściwej izby są wpisane do systemu e-CRUB, organ administracji architektoniczno-budowlanej albo nadzoru budowlanego nie może domagać się tych dokumentów w formie papierowej.

To ważne stanowisko, bo kończy spór, który od dawna irytował branżę i psuł sens całej cyfryzacji.

Stanowisko GUNB z 15 kwietnia 2026 r. – o co dokładnie chodzi

15 kwietnia 2026 r. Główny Inspektor Nadzoru Budowlanego wydał stanowiska skierowane do wszystkich wojewodów oraz wojewódzkich inspektorów nadzoru budowlanego w sprawie sposobu weryfikacji uprawnień budowlanych projektantów. Jednocześnie zwrócił się o ich przekazanie także do organów szczebla powiatowego, czyli tych, do których najczęściej trafiają wnioski o pozwolenie na budowę.

Sprawa nie wzięła się znikąd. Do Krajowej Izby Architektów RP trafiały skargi, że część organów mimo wpisu w e-CRUB nadal żąda od architektów dostarczania papierowych dokumentów. Innymi słowy: urząd miał możliwość sprawdzenia danych elektronicznie, ale i tak przerzucał ten obowiązek na projektanta.

Stanowisko GUNB ma tę praktykę przeciąć.

Co mówi Prawo budowlane

Kluczowe są tu przepisy art. 34 ust. 3d i 3da Prawa budowlanego.

Zasadą jest to, że do projektu zagospodarowania działki lub terenu, projektu architektoniczno-budowlanego oraz projektu technicznego dołącza się:
kopię decyzji o nadaniu uprawnień budowlanych,
kopię zaświadczenia o wpisie na listę członków właściwej izby samorządu zawodowego,
oświadczenie projektanta o sporządzeniu projektu zgodnie z przepisami i zasadami wiedzy technicznej.

Ale od tej zasady istnieje bardzo ważny wyjątek. Jeżeli uprawnienia budowlane są wpisane do centralnego rejestru osób posiadających uprawnienia budowlane, czyli do e-CRUB, to nie ma obowiązku dołączania kopii uprawnień ani kopii zaświadczenia z izby.

To nie jest nowa interpretacja „na granicy”. To wynika wprost z ustawy.

Co to oznacza w praktyce dla architektów i projektantów

Najprościej mówiąc: jeśli jesteś wpisany do e-CRUB, a Twoje dane są tam widoczne, urząd powinien sprawdzić je sam w systemie.

Nie powinien oczekiwać, że do projektu budowlanego dołączysz:
skan uprawnień,
kopię decyzji o nadaniu uprawnień,
papierowe lub elektroniczne zaświadczenie o członkostwie w izbie tylko po to, żeby urząd dostał coś, co i tak może zweryfikować samodzielnie.

To duża różnica praktyczna. Mniej załączników to mniej ryzyka formalnych wezwań, mniej niepotrzebnej papierologii i mniej sytuacji, w których inwestor słyszy, że „brakuje jeszcze jednego dokumentu”.

Aplikacja Warunki Techniczne

Urząd ma obowiązek sprawdzić dane najpierw w e-CRUB

I tu dochodzimy do sedna. GUNB wyraźnie wskazał, że organy administracji architektoniczno-budowlanej i nadzoru budowlanego mają obowiązek w pierwszej kolejności weryfikować uprawnienia budowlane oraz przynależność do izby samorządu zawodowego bezpośrednio w systemie e-CRUB.

To oznacza, że ciężar weryfikacji nie może być automatycznie przerzucany na projektanta.

Jeżeli urząd widzi dane w systemie, żądanie dostarczenia oryginałów lub kopii tych samych dokumentów jest po prostu niedopuszczalne. I właśnie ten fragment stanowiska GUNB jest dla branży najważniejszy, bo porządkuje codzienną praktykę urzędową.

Kiedy urząd nadal może żądać dokumentów

To nie jest tak, że papierowe dokumenty znikają całkowicie w każdej sytuacji. Są wyjątki.

Urząd może żądać przedłożenia kopii uprawnień budowlanych i zaświadczenia z izby wtedy, gdy:
dana osoba albo jej uprawnienia nie znajdują się w systemie e-CRUB,
nastąpi awaria albo przerwa w działaniu systemu e-CRUB.

To ważne doprecyzowanie, bo pozwala uniknąć dwóch skrajności. Z jednej strony nie ma już podstaw do rutynowego żądania papierów „na wszelki wypadek”. Z drugiej strony system nadal przewiduje rozwiązanie awaryjne, jeśli weryfikacja elektroniczna jest niemożliwa.

Dlaczego to stanowisko GUNB jest ważne dla całej branży

Na pierwszy rzut oka ktoś mógłby powiedzieć: to tylko kwestia kilku załączników. W rzeczywistości chodzi o coś znacznie większego.

Po pierwsze, to test, czy cyfryzacja procesu budowlanego jest realna, czy tylko deklaratywna. Jeśli państwo tworzy centralny rejestr i daje do niego dostęp organom, a potem te same organy nadal żądają papierów, to cały sens reformy zaczyna się rozmywać.

Po drugie, chodzi o czas. Każde niepotrzebne wezwanie do uzupełnienia dokumentów wydłuża procedurę i generuje frustrację po stronie inwestora, projektanta i urzędu.

Po trzecie, chodzi o standard działania administracji. Skoro przepis jest jasny, to praktyka urzędowa też powinna być jasna i jednolita.

Co powinien zrobić architekt lub inżynier, jeśli urząd nadal żąda kopii

Jeżeli mimo wpisu w e-CRUB urząd nadal domaga się papierowych kopii uprawnień albo zaświadczenia o wpisie na listę członków izby, warto podejść do sprawy spokojnie, ale konkretnie.

Najpierw dobrze jest upewnić się, że dane rzeczywiście widnieją w e-CRUB i są aktualne. Jeśli tak, można powołać się na:
art. 34 ust. 3da Prawa budowlanego,
art. 81 ust. 3a Prawa budowlanego,
stanowisko GUNB z 15 kwietnia 2026 r., znak DPR.022.338.2026.

W praktyce samo wskazanie podstawy prawnej i stanowiska GUNB może wystarczyć, by urząd zweryfikował sprawę we właściwy sposób. To jeden z tych przypadków, w których warto znać przepis, bo oszczędza on bardzo realny czas.

e-CRUB to nie dodatek, tylko narzędzie do obowiązkowej weryfikacji

Warto też podkreślić jedną rzecz: e-CRUB nie jest tylko wygodną wyszukiwarką pomocniczą. Dla organów to narzędzie, z którego powinny korzystać przy weryfikacji uprawnień osób pełniących samodzielne funkcje techniczne w budownictwie.

To ważne zwłaszcza dlatego, że część urzędów przez długi czas traktowała rejestr bardziej jako opcję niż obowiązek. Stanowisko GUNB wyraźnie przesuwa akcent: najpierw system, dopiero później dokument papierowy, i to tylko wtedy, gdy zachodzi ustawowy wyjątek.

Czy to koniec problemu z papierologią

Pewnie nie od razu. W praktyce takie stanowiska nie zmieniają wszystkiego z dnia na dzień. Przez jakiś czas część organów może jeszcze działać według starych przyzwyczajeń. Ale różnica polega na tym, że teraz branża ma bardzo mocny argument.

Nie mówimy już o luźnej interpretacji środowiskowej. Mówimy o jasnym stanowisku Głównego Inspektora Nadzoru Budowlanego, opartym bezpośrednio na przepisach Prawa budowlanego.

To oznacza, że architekci i inżynierowie nie powinni już godzić się bezrefleksyjnie na żądania dokumentów, których urząd nie ma prawa wymagać.

Podsumowanie

Stanowisko GUNB z 15 kwietnia 2026 r. jest dobrą wiadomością dla architektów, projektantów i całej branży budowlanej. Potwierdza ono wprost, że jeśli uprawnienia budowlane i przynależność do izby są wpisane do e-CRUB, nie trzeba dołączać do projektu budowlanego kopii uprawnień ani zaświadczenia o wpisie na listę członków samorządu zawodowego.

Mówiąc jeszcze prościej: urząd ma najpierw zajrzeć do systemu, a nie odruchowo prosić o papier.

I właśnie tak powinna wyglądać prawdziwa cyfryzacja procesu budowlanego.

Źródła:
GUNB: e-CRUB
Stanowisko GUNB