Wraz z postępującą cyfryzacją procesu inwestycyjno-budowlanego ustawodawca zdecydował się na kompleksowe uregulowanie zasad prowadzenia dziennika budowy zarówno w formie tradycyjnej, jak i elektronicznej. Efektem tych działań jest rozporządzenie z dnia 22 grudnia 2022 r. w sprawie dziennika budowy oraz systemu Elektroniczny Dziennik Budowy, wydane przez Ministra Rozwoju i Technologii, które obowiązuje od 27 stycznia 2023 r.
Akt ten wykonawczy został wydany na podstawie przepisów Prawa budowlanego i zastąpił wcześniejsze regulacje dotyczące sposobu prowadzenia dzienników budowy, montażu i rozbiórki. Jego celem jest ujednolicenie zasad dokumentowania przebiegu robót budowlanych oraz stworzenie spójnych ram prawnych dla funkcjonowania Elektronicznego Dziennika Budowy (EDB).
Zakres regulacji – czego dotyczy rozporządzenie?
Rozporządzenie w sposób kompleksowy reguluje trzy zasadnicze obszary:
- zasady wydawania i prowadzenia dziennika budowy w postaci papierowej i elektronicznej,
- wymogi formalne dziennika budowy w wersji papierowej,
- zasady uwierzytelniania i autoryzacji użytkowników systemu Elektroniczny Dziennik Budowy.
Przepisy te mają zastosowanie do wszystkich inwestycji budowlanych, dla których wymagane jest prowadzenie dziennika budowy, niezależnie od tego, czy inwestor zdecyduje się na formę papierową, czy elektroniczną.
Struktura i forma dziennika budowy
Rozporządzenie precyzyjnie określa, jak powinien być zorganizowany dziennik budowy. Każdy dziennik – zarówno papierowy, jak i elektroniczny – składa się z:
- strony tytułowej,
- części przeznaczonej do dokonywania wpisów.
Na stronie tytułowej muszą znaleźć się m.in. dane inwestora, informacje o obiekcie lub robotach budowlanych, adres inwestycji, dane decyzji administracyjnej lub zgłoszenia, nazwa zamierzenia budowlanego, a także pouczenie o odpowiedzialności karnej wynikającej z Prawa budowlanego. Wypełnienie strony tytułowej należy do organu wydającego dziennik budowy.
W przypadku dziennika w postaci papierowej rozporządzenie wprowadza również konkretne wymogi techniczne – format A4, numerację stron z obu stron oraz zabezpieczenie przed zdekompletowaniem dokumentu.
Wydawanie dziennika budowy
Rozporządzenie rozróżnia sposób wydania dziennika w zależności od jego formy:
- dziennik papierowy jest wydawany przez organ administracji architektoniczno-budowlanej, który opatruje każdą stronę pieczęcią i przekazuje dokument inwestorowi,
- dziennik elektroniczny jest udostępniany poprzez system EDB – inwestor otrzymuje dostęp do dziennika na swoim koncie w systemie.
Takie rozwiązanie jednoznacznie rozdziela kompetencje organów i porządkuje procedurę rozpoczęcia prowadzenia dokumentacji budowy.
Zasady dokonywania wpisów do dziennika budowy
Jednym z kluczowych elementów rozporządzenia są szczegółowe regulacje dotyczące wpisów w dzienniku budowy. Wpisy muszą:
- odzwierciedlać rzeczywisty przebieg robót, zdarzeń i okoliczności istotnych dla procesu budowlanego,
- być dokonywane w porządku chronologicznym,
- uniemożliwiać późniejsze dopiski lub uzupełnienia,
- być trwałe i czytelne.
Każdy wpis musi zawierać datę, dane osoby dokonującej wpisu (imię, nazwisko, funkcję) oraz podpis – własnoręczny w dzienniku papierowym lub elektroniczne uwierzytelnienie w systemie EDB.
Rozporządzenie przewiduje również jasną procedurę korygowania błędów – poprawki nie są nanoszone bezpośrednio, lecz wymagają dokonania nowego wpisu z uzasadnieniem zmiany.
Wpisy dotyczące uczestników procesu budowlanego
Szczególną uwagę poświęcono wpisom związanym z powoływaniem i zmianą osób pełniących funkcje techniczne na budowie. Przed rozpoczęciem robót inwestor jest zobowiązany do dokonania wpisów dotyczących:
- kierownika budowy,
- inspektora nadzoru inwestorskiego (jeżeli został powołany),
- projektanta sprawującego nadzór autorski.
Osoby te potwierdzają przyjęcie funkcji oraz wskazują numer posiadanych uprawnień budowlanych. Analogiczne zasady obowiązują przy zmianie tych osób w trakcie realizacji inwestycji, wraz z obowiązkiem opisania stanu zaawansowania i zabezpieczenia robót.
Elektroniczny Dziennik Budowy – uwierzytelnianie i autoryzacja
Rozdział czwarty rozporządzenia poświęcony jest funkcjonowaniu systemu EDB. Przepisy te regulują:
- sposób identyfikacji użytkowników,
- proces uwierzytelniania ich tożsamości,
- zasady przyznawania uprawnień dostępowych.
Uwierzytelnianie odbywa się m.in. za pośrednictwem krajowego systemu identyfikacji elektronicznej lub wewnętrznych mechanizmów EDB, a autoryzacja polega na przydzieleniu odpowiednich praw dostępu do dziennika. Rozwiązania te mają zapewnić bezpieczeństwo danych oraz wiarygodność wpisów dokonywanych w systemie.
Istotnym elementem ochronnym jest również przepis umożliwiający uczestnikowi procesu budowlanego dokonywanie wpisów jeszcze przez 14 dni od momentu pozbawienia go dostępu do dziennika elektronicznego.
Znaczenie rozporządzenia w praktyce
Rozporządzenie z 22 grudnia 2022 r. stanowi jeden z fundamentów wdrażania Elektronicznego Dziennika Budowy w Polsce. Porządkuje dotychczasowe zasady, ujednolica dokumentację budowy i tworzy podstawy do pełnej cyfryzacji tego obszaru w kolejnych latach.
Praktyczne znaczenie rozporządzenia dla inwestora
Z perspektywy inwestora rozporządzenie w sprawie dziennika budowy oraz systemu Elektroniczny Dziennik Budowy wprowadza przede wszystkim większą odpowiedzialność organizacyjną, ale jednocześnie daje nowe narzędzia do zarządzania procesem budowlanym.
Po pierwsze, inwestor musi już na etapie przygotowania inwestycji świadomie zdecydować o formie prowadzenia dziennika budowy – papierowej albo elektronicznej. Wybór ten wpływa na sposób obiegu dokumentów, dostęp do informacji oraz komunikację z uczestnikami procesu budowlanego.
W przypadku dziennika elektronicznego inwestor staje się administratorem dostępu do dokumentacji. To on:
- zakłada dziennik w systemie EDB,
- udostępnia go kierownikowi budowy, projektantowi, inspektorowi nadzoru oraz innym uprawnionym osobom,
- zarządza uprawnieniami użytkowników.
Rozporządzenie nakłada również na inwestora obowiązek formalnego dokumentowania powierzenia funkcji technicznych. Oznacza to, że brak wpisów dotyczących kierownika budowy czy inspektora nadzoru może zostać potraktowany jako uchybienie formalne, nawet jeśli faktycznie osoby te pełnią swoje funkcje.
Dla inwestora istotna jest także możliwość kontroli i bieżącego wglądu w przebieg robót, zwłaszcza w przypadku Elektronicznego Dziennika Budowy. System EDB pozwala na szybkie sprawdzenie wpisów, protokołów oraz działań podejmowanych na budowie bez konieczności fizycznej obecności na placu budowy.
Praktyczne znaczenie rozporządzenia dla kierownika budowy
Dla kierownika budowy nowe przepisy oznaczają przede wszystkim uszczegółowienie i formalizację dotychczasowych obowiązków, zwłaszcza w zakresie dokumentowania przebiegu robót.
Rozporządzenie jednoznacznie wskazuje, że wpisy w dzienniku budowy muszą:
- dokładnie odzwierciedlać kolejność i przebieg robót,
- być dokonywane w sposób trwały, czytelny i chronologiczny,
- uniemożliwiać późniejsze ingerencje w treść wpisów.
W praktyce oznacza to, że kierownik budowy powinien przywiązywać jeszcze większą wagę do regularności i kompletności wpisów, ponieważ dziennik budowy – zarówno papierowy, jak i elektroniczny – pozostaje podstawowym dokumentem dowodowym w przypadku kontroli, sporów lub postępowań administracyjnych.
Nowym i bardzo istotnym obowiązkiem jest również konieczność dokonania wpisu przy zakończeniu pełnienia funkcji. Kierownik budowy musi wówczas opisać:
- stopień zaawansowania robót,
- sposób zabezpieczenia terenu budowy.
Jeżeli z jakichkolwiek przyczyn nie jest to możliwe, obowiązek ten przechodzi na osobę przejmującą funkcję, która dodatkowo musi wskazać przyczynę braku wpisu poprzednika. W praktyce ma to ogromne znaczenie dla odpowiedzialności zawodowej i cywilnej kierownika budowy.
W przypadku prowadzenia dziennika w systemie EDB kierownik budowy musi także sprawnie poruszać się w środowisku cyfrowym – logować się do systemu, potwierdzać wpisy elektronicznie oraz udostępniać możliwość dokonywania wpisów geodecie i organom kontrolnym. Brak aktywności w systemie lub opóźnienia w potwierdzaniu zdarzeń mogą być traktowane na równi z zaniedbaniami formalnymi.
Rozporządzenie w sprawie dziennika budowy oraz systemu EDB wyraźnie wzmacnia rolę dziennika budowy jako centralnego dokumentu procesu inwestycyjnego.
Dla inwestora oznacza to większą kontrolę i odpowiedzialność organizacyjną, a dla kierownika budowy – konieczność jeszcze bardziej rzetelnego i systematycznego dokumentowania robót. Jednocześnie przepisy te przygotowują uczestników procesu budowlanego na pełne przejście do środowiska cyfrowego, w którym Elektroniczny Dziennik Budowy stanie się standardem.
